監獄的主要功能是教育改造服刑人員。每個服刑人員的犯罪類型、犯罪原因、惡性程度及其思想、行為、心理特征都有很大的差別，因此，個別教育談話是針對服刑人員個體進行教育改造的有效手段。

目前，監獄民警對服刑人員的個別教育談話存在記錄不完善，談話記錄查詢不方便，監獄領導計劃的個別教育談話對象落實不到位。個別地方還有談話事后補記錄甚至未談話造記錄的現象發生。為了更好地充分發揮個別教育在改造罪犯中的功能作用，切實提高罪犯教育改造質量，建設一套合理的個別教育談話系統就很有必要。

實現個別談話教育記錄電子化后，警察只要在配有電腦的執勤崗位上就能及時將個別談話教育內容錄入系統，解決了原來紙質記錄本記錄不方便、字跡潦草、容易破損等問題，而且警察在進行個別談話教育前能夠清楚的掌握罪犯以前的談話教育內容以及教育效果，有利于警察制定更有針對性的個別教育方案，大大提升了個別談話教育質量。全新的個別教育談話登記模式，使教育內容更加全面、詳實、連貫，為不同階段評估服刑人員的改造進展提供了更加全面、準確的信息，為持續性研究服刑人員的改造軌跡創造了條件。

同時，電子臺賬系統為考核提供了基礎數據,具有不可修改性，避免了人為因素造成的考核不公正現象，為個別教育工作方面評優評先、工作成果認定等提供了更加客觀的參考依據。電子臺賬的共享功能使管教警察的每一次教育內容登記都成為一次個別教育能力展示，即時呈現在領導和同事的面前，有效的增強了警察工作責任心，促使警察落實個別教育更加認真，內容記錄更加細致，營造了一種互相監督互相學習的良好氛圍。